6 Cara Efektif Mempertahankan Sertifikasi ISO!

Perusahaan yang memiliki ISO memiliki keuntungan dalam menjalankan bisnisnya, sebab dengan memiliki sertifikasi ISO perusahaan memiliki pengakuan resmi dan kepatuhan terhadap standar internasional tertentu. Namun untuk mempertahankan sertifikasi ISO dibutuhkan komitmen dan upaya yang berkelanjutan. Hal ini berlaku untuk organisasi yang ingin tetap berkomitmen dan mempertahankan keunggulannya dalam berkelanjutan sebagai bentuk investasi jangka panjang. Berikut ini ada beberapa cara yang efektif untuk mempertahankan sertifikasi ISO. Ada beberapa standar kelulusan dalam sertifikasi ISO sebelum mendapatkannya.

Cara Mempertahankan Sertifikasi ISO

1. Melakukan Surveillance Audit Internal 

   • Audit internal berkala oleh tim internal 
     Audit internal berkala ini dilakukan dengan menetapkan jadwal audit internal teratur, memilih tim auditor internal yang berkompeten, melakukan perencanaan audit, meninjau dokumentasi terkait sistem manajemen dan prosedur, melakukan wawancara dengan personel yang terlibat dalam proses yang dievaluasi, fokus pada evaluasi kinerja proses, identifikasi dengan jelas dan dokumentasikan.
      
   • Memantau Implementasi Sistem Manajemen 
     Memantau implementasi sistem manajemen bisa dilakukan dengan cara menetapkan indikator kinerja kunci yang relevan, melakukan pemantauan rutin terhadap proses sistem manajemen, menyimpan rekam jejak dan dokumentasi, melakukan audit internal secara berkala, mengevaluasi tingkat kepatuhan terhadap persyaratan ISO, memantau perubahan pada sistem manajemen, pemantauan implementasi pada sistem manajemen yang melibatkan karyawan, mengukur kinerja organisasi, membuat laporan hasil pemantauan dan menindaklanjuti hasil dari pemantauan. 
     
     

2. Meninjau Ulang Secara Berkala 

   • Identifikasi perubahan sistem manajemen
     Identifikasi perubahan sistem manajemen bertujuan untuk menetapkan jadwal ulang sistem secara berkala sesuai dengan persyaratan standar ISO dan kebutuhan organisasi. Setelah itu dilakukan identifikasi perubahan, melakukan revisi standar ISO, melakukan pemantauan perubahan eksternal, memperhatikan perubahan eksternal, melakukan evaluasi risiko terhadap perubahan, melakukan dokumentasi, mengimplementasikan perubahan dalam sistem manajemen, melakukan pemantauan kinerja sistem dan melaporkan hasil tinjau ulang kepada tim manajemen dan pihak terkait. 
     
     
   • Meninjau ulang kebijakan dan prosedur 
     Meninjau ulang kebijakan dan prosedur dilakukan dengan menetapkan jadwal rutin, melibatkan yang terlibat sertifikasi ISO, memastikan kebijakan sesuai standar ISO dan mengevaluasi kinerja. Setelah itu dilakukan identifikasi kebutuhan perubahan, pembaruan dokumentasi, meninjau kebijakan dan prosedur sesuai dengan praktik yang diharapkan perusahaan, menetapkan indikator kerja dan menyediakan pelatihan. 
     
     

3. Memperbarui Sistem Manajemen 

   • Menyesuaikan dengan versi terbaru standar ISO
     Menyesuaikan dengan versi terbaru standar ISO juga bisa dengan melakukan pemahaman mengenai perubahan yang ada, mengidentifikasi ruang lingkup perubahan, merencanakan implementasi perubahan dengan cermat, dan melibatkan tim manajemen.
      
   • Memperbarui dokumentasi sesuai perubahan
     Melakukan pembaruan terhadap dokumentasi bisa dikerjakan berdasarkan melakukan identifikasi perubahan dokumentasi, merencanakan pembaruan dokumentasi, hingga melibatkan pemangku kepentingan dan pihak terkait dalam pembaruan sistem manajemen.
     
     

4. Pelatihan dan Kompetensi Personel 

   • Pelatihan personel secara berkala 
     Pelatihan ini bisa dilakukan melalui identifikasi apa saja kebutuhan organisasi dari adanya pelatihan, merencanakan jadwal pelatihan, memilih metode pelatihan, melibatkan pemangku kepentingan hingga menyusun materi pelatihan. 
     
     
   • Uji kompetensi pekerja terkait 
     Uji kompetensi ini dilakukan dengan cara menentukan kriteria kompetensi yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab pekerja terkait dengan sistem manajemen ISO. 
     
     

5. Atasi Temuan Ketidaksesuaian 

   • Temuan dari hasil surveilan internal dan eksternal 
     Temuan yang tidak sesuai dari hasil surveilan bisa diatasi dengan mengidentifikasi temuan ketidaksesuaian, memprioritaskan termuan berdasarkan dampak, membentuk tim penanganan ketidaksesuaian, hingga menganalisis akar penyebeab. 
     
     
   • Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan 
     Tindakan koreksi bertujuan untuk menghilangkan dampak negatif dari temuan tersebut, verifikasi dan validasi tindakan korektif, identifikasi dan perbaikan proses yang bisa menyebabkan ketidaksesuaian, melakukan analisis akar penyebab, hingga mengimplementasikan tindakan pencegahan. 
     
     

6. Meninjau Kinerja Sistem Secara Berkala 

   • Mengkaji efektivitas sistem manajemen 
     Mengkaji efektivitas sistem manajemen dilakukan dengan menetapkan jadwal untuk meninjau kinerja, mempersiapkan data dan informasi, mengidentifikasi pencapaian tujuan, dan mengevaluasi efektivitas setiap proses. 
     
     
   • Visi dan rencana perbaikan berkelanjutan 
     Visi dan rencana perbaikan berkelanjutan dilakukan berdasarkan pembentukan visi, mengidentifikasi tren industri, melibatkan pemangku kepentingan, menetapkan tujuan dan target, mengidentifikasi proses perbaikan, hingga pemantauan kinerja perusahaan.